Groupnote es un servicio de mensajería instantánea que incorpora funciones dedicadas a optimizar la gestión de organizaciones. Permite que el administrador de los grupos establezca qué usuarios pueden hablar en los mismos en un momento determinado, y cuál será la difusión de sus mensajes.

Además de la creación de grupos jerarquizados, Groupnote permite configurar la privacidad de los datos aportados por sus usuarios.Esto permite que en cada uno de los grupos se muestren el nombre, correo electrónico o teléfono del usuario, según las necesidades del mismo.

Características que hacen a Groupnote "ideal para entornos profesionales", según explica uno de los cofundadores del proyecto, Carlos Aparicio, en una entrevista con EFEemprende. Este licenciado en dirección de empresas trabajó en una multinacional siderúrgica, aunque su pasión por la tecnología le llevó a una consultoría tecnológica.

Desempeño durante el cual aprendió mucho sobre la situación actual de la innovación en tecnología, y decidió "dar el salto" creando una primera startup.

Su primer proyecto empresarial no llegó a funcionar, pero esto no significó para él un fracaso, sino un aprendizaje de un año de duración, que define "como un master".

Una plataforma de comunicación alternativa

Con la experiencia y el bagaje adquirido decidió llevar a cabo un nuevo emprendimiento junto con los otros fundadores de la empresa, que como él son de la zona del Vallés Occidental, provincia de Barcelona. Se trata de su hermano, Oscar Aparicio, y Albert Parrón, licenciado en administración y dirección de empresas e ingeniero, respectivamente.

El desarrollo de Groupnote comenzó en febrero de 2015, y a finales de junio el producto era operativo. Comenzó a funcionar con clientes en septiembre del mismo año, coincidiendo con el inicio del curso escolar, y es que el mundo educativo está desde un primer momento en el foco de sus fundadores.

"Groupnote es un producto que se adapta a cualquier tipo de organización"

En ese ámbito detectaron que había una necesidad urgente de mejorar la comunicación, aunque Aparicio explica que la herramienta "es un producto que se adapta a cualquier tipo de organización, ya sea un hospital, una aseguradora o un club deportivo".

Contando con la financiación de "las tres efes" (familia, amigos y "locos", según sus iniciales en inglés), Groupnote comenzó con un modelo de pago por uso.

Posteriormente el paso por el Mobile World Congress de 2016 hizo recapacitar a sus fundadores, que tras compartir ideas y analizar alternativas, decidieron que "la comunicación no debe tener cortapisas económicas".

Así, Groupnote se convirtió en un servicio gratuito, centrándose el modelo de negocio en la personalización para aquellas entidades que lo deseen. También se ofrecerá a las empresas la posibilidad de alojar los datos en sus propios servidores, lo cual tendrá un coste asociado.

Funcionamiento y particularidades de Groupnote

La plataforma permite comunicarse mediante mensajes de texto y documentos como imágenes, archivos PDF, enlaces, encuestas, confirmaciones, etc. A esta información se puede acceder desde dispositivos Android, iPhone, o desde el ordenador, ya que la herramienta puede ser utilizada también en un navegador, sólo es necesario registrarse antes con una dirección de correo electrónico.

Al estar enfocado a un contexto profesional, el consejero delegado de Groupnote establece una comparación con el sistema más utilizado en este entorno, el correo electrónico. Afirma que “no es lo mismo enviar cinco mails que cinco whatsapps”, y señala  “el dinamismo de la mensajería instantánea envuelto con las funcionalidades que permiten una conversación controlada” como el punto fuerte de Groupnote.

Es fundamental la característica que permite definir qué usuarios pueden hablar en cada grupo, para "evitar que las conversaciones se vuelvan caóticas", y pierdan así el interés.

La limitación de escribir en un grupo no implica que un usuario determinado se tenga que limitar a leer, ya que puede participar en el mismo mediante el envío de encuestas, confirmaciones o la apertura de conversaciones individuales con otros usuarios.

Aparicio explica que a menudo su plataforma es comparada con Slack, una herramienta de comunicación corporativa desarrollada en Estados Unidos.

En su opinión “Slack encaja muy bien con equipos especializados en IT, pero Groupnote enfoca un reto distinto, el de lograr una comunicación más productiva en toda una organización”, y destaca como característica distintiva de su herramienta la "transversalidad de mercados".

Groupnote ha experimentado una internacionalización que le llegó, asegura su cofundador, "de manera fortuita", ya que los usuarios les encontraron de forma espontánea a través de google y las tiendas de apps. Esta coyuntura le ha dado a entender que el problema de la comunicación en organizaciones es internacional, lo cual es una "muy buena noticia" para su proyecto.

Actualmente la herramienta es utilizada en seis países, por más de 20.000 usuarios en más de 40 colegios, y unas 65 entidades en total, entre las que se encuentra el Hospital de Barcelona y el RACC (Real Automóvil Club de Cataluña). Además de en España, los usuarios se concentran en Abu Dabi, Malasia, Andorra, Estados Unidos y México. Aparicio señala que en 2016 quiere centrarse en afianzar el mercado nacional, para poder dedicarse en 2017 al creciente mercado internacional.

Ronda de financiación en marcha

Entre las novedades que próximamente verán la luz en la herramienta habrá mensajes tipo "evento", que se podrán sincronizar con el calendario. También un sistema para realizar pagos a través de la plataforma, la cual además será traducida a más idiomas.

Otro de los nuevos tipos de mensaje que está en preparación es el "mensaje de respuesta controlada". Consiste en que los participantes pueden escribir directamente sobre un mensaje en lugar de en el grupo. Esta respuesta sería vista por el autor del mensaje original, que podría decidir hacerla pública, permitir nuevas respuestas de otros participantes, etc.

"Cualquier empresa podrá integrar la plataforma en sus propios sistemas mediante la API"

Este tipo de mensaje "permite una gran flexibilidad", y Aparicio pone como ejemplo el recordatorio por parte de un profesor sobre una excursión escolar.

Si algún padre tiene alguna consulta, la podría plantear de forma que el resto de participantes no la vean en un principio, pero el profesor tendría la posibilidad de hacerla pública si lo considera oportuno. Así "se consigue que los usuarios no necesiten salir de Groupnote para consultar sus dudas".

También está en marcha el proceso de "abrir la API", lo que permitirá que cualquier empresa pueda integrar la plataforma en sus propios sistemas. Así, Groupnote podrá alcanzar "mayores acuerdos comerciales", asegura su consejero delegado.

Actualmente la compañía tiene abierta una ronda de inversión, y estarán tanto en Madrid como en Barcelona para presentar el proyecto. Su objetivo es alcanzar la cifra de 300.000 euros, y ya están consiguiendo los primeros inversores.